Sådan skriver du en kravspecifikation til en hjemmeside

Tips & tricks | 8 minutters læsning

Af Erik Holflod Jeppesen – Founder, Grafikr ApS

23. marts, 2018
kravspecifikation

Download skabelonen her

Hvis du drømmer om ny eller opdateret hjemmeside eller webshop, har du helt sikkert allerede gjort dig nogle tanker om, hvad den skal kunne, og hvordan den skal se ud. Disse tanker skal du forsøge at specificere og skrive ned til det, vi kalder en ”kravspecifikation”. Det kan være svært at få startet op og få samlet de mange tanker og idéer – hvorfor skal du bruge det nye site, hvad skal det kunne, og hvordan fanger og indrammer du lige præcis din virksomheds identitet i websitet?

Jeg siger ikke, du allerede skal kende svaret på det hele, og noget af det skal du måske også bruge ekstern hjælp til. Men til at hjælpe dig på vej, har jeg skrevet dette blogindlæg, som udpeger og hjælper dig til at samle de vigtigste ting, når du skal i gang. Det kan umiddelbart virke omfattende, men det kan og skal faktisk skrives kort og præcist, og så har du det bedste grundlag for at opnå et perfekt resultat i sidste ende.

Hvad enten du skal lave dit nye site selv, du allerede har hyret et webbureau eller du leder efter de helt rette til at løfte opgaven, så er kravspecifikationen dit bedste værktøj til at komme rigtigt i gang. Guiden her er skrevet med udgangspunkt i, at du forbereder specifikationen til et webbureau, men den er bestemt også meget relevant til dig, der selv skal lave dit nye website. I dette tilfælde anbefaler vi, at du udfylder kravspecifikationen til dig selv, som om du er ”dit eget webbureau”. Det giver dig en forberedelsesplan og samtidig noget at holde dit projekt op i mod undervejs. Det ér vigtigt at have en plan! Bruger du ikke tiden på at lave en plan inden projektstart, kommer du bare til at bruge tiden efter – og så bliver det typisk både mere tid og flere omkostninger.

Er du klar til at komme i gang?
Jeg har forberedt en simpel Word-skabelon, så du hurtigt kan komme i gang med kravspecifikationen. Her nedenfor finder du en kort beskrivelse af de 9 punkter, skabelonen indeholder.

Hent skabelonen her

1. Virksomhedsbeskrivelse

Hvad er ”need to know info” om din virksomhed?

Oprids hvad din virksomhed beskæftiger sig med, så dine samarbejdspartnere kan få en forståelse for dine værdier og en grundlæggende baggrundsviden til opgaven. Du kan f.eks. komme ind på:

  • Dine primære produkter og/eller services
  • Hvordan din virksomhed har udviklet sig gennem årene
  • Antal ansatte, volumen, KPI’er og generelle nøgletal

2. Formålet med en ny hjemmeside?

Hvorfor har du brug for en ny hjemmeside?

Beskriv kort, hvad du gerne vil opnå med den nye hjemmeside. Har du allerede en eksisterende hjemmeside, så gør op med dig selv, hvilke problempunkter den har, så disse bliver løst på din nye side.

Dette punkt er særligt vigtigt, da det hænger sammen med alt andet i din kravspecifikation. Derfor er det også vigtigt, at du opsætter mindst ét mål for din nye hjemmeside, og det skal naturligvis være målbart. Eksempler kunne være:

  • Øge antallet af henvendelser via hjemmesiden til X pr. dag (normalt website)
  • Øge online salg til kr. X (webshop)
  • Øge antallet af telefonopkald fra hjemmesiden til X pr. uge
  • Øge konverteringsraten til X %
  • Højere ranking ved organiske søgninger (SEO) – ligge nr. 1 på søgeord X og i top 3 på søgeord Y.

Skal du f.eks. have ny hjemmeside i forbindelse med opdatering af din virksomheds visuelle identitet, så er det ikke nok ”bare” at have som mål, at den skal have et nyt design, der matcher den nye identitet. Det giver dig ikke noget at måle på, og det er alt for bredt til at stå alene. Derfor skal det også kobles op på noget målbart. Det kunne sagtens være et af punkterne ovenfor, og du kunne også have et sekundært mål som ”øget synlighed i medierne” eller på et bestemt online forum.

3. Din målgruppe

Hvem skal hjemmesiden henvende sig til?
Beskriv den målgruppe, du henvender dig til. Hvem er dine kunder? Du kan få et indblik i dette fra din nuværende hjemmeside via Google Analytics. Men udover det, du kan finde her, bør du også selv sætte nogle ord på det. Eksempel:

  • Aldersgruppe
  • Køn
  • Livsfase
  • B2B vs. B2C

En mulighed er også at lave en persona, hvor du opstiller en fiktiv person, som skulle forestille at være din primære kunde.
Så snart du har defineret din(e) målgruppe(r), bør du også notere dig, hvad du ønsker, de skal foretage sig på din hjemmeside. Det kan være at ét segment skal læse dine blogindlæg, mens et andet segment skal hurtigt igennem salgstragten. Hvad vil du have dem til at gøre? Husk, at dette skal være foreneligt med det formål, du har beskrevet i pkt. 2.

  • Foretage et køb
  • Tilmelde sig dit nyhedsbrev
  • Læse et blogindlæg
  • Se en video
  • Ringe til dig
  • Bestille et tilbud

Afslutningsvis bør du prioritere de enkelte målgrupper. Hvilken gruppe er absolut vigtigst? Dette kan hjælpe webbureauet med at skabe det webdesign, som appellerer lige præcis til denne målgruppe.

4. Hjemmesidens struktur

Har du styr på adfærdsflowet og linkstrukturen?

Har du allerede en hjemmeside, vil det være fordelagtigt at bruge Google Analytics til at lave en analyse af adfærdsflowet, som det ser ud i dag. Her specificeres den typiske købsrejse, og hvor besøgende oftest falder fra, hvis de ikke når hele vejen gennem salgstragten. Dette kan dit webbureau hjælpe dig med.

Alternativt kan du lave et sitemap, der giver overblik over struktur og undersider. Det vil også være relevant, hvis du slet ikke har en eksisterende hjemmeside i dag. Her er det nemlig også vigtigt at gøre sig nogle overvejelser om, hvordan menustrukturen skal være, og hvordan undersider og eventuelle kategorier skal inddeles. Dette er naturligvis også noget, dit webbureau kan hjælpe dig med, så du behøver ikke lave en endegyldig plan, men blot opridse det i grove træk. Særligt hvis der er vigtige opdelinger i dine forretningsområder at tage hensyn til, eller din webshop har nogle produkter eller produktkategorier, der skal særligt i fokus.

>Vær opmærksom på din linkstruktur:

Strukturen vil temmelig sikkert ændre sig i mindre eller større grad, når du får ny hjemmeside. Det er ikke en dårlig ting, da formålet jo naturligvis er en forbedring. Du skal blot være opmærksom på, at når linkstrukturen ændrer sig, så kan du miste organisk trafik fra dine ”gamle” sider, hvis du ikke får redirected til de nye.

Skifter du f.eks. fra Prestashop og over til Shopify eller WordPress, så vil du bl.a. opleve en ændring i din URL-struktur, som både du og dit webbureau skal være opmærksom på. Det er specielt vigtigt, hvis du har en masse organisk trafik.

For at bevare værdien i dine undersider kan du lave 301 redirects, så linkjuicen ryger over til dine nye URLs og dine besøgende ikke lander på en gammel side med en 404-fejl.

Hvis du flytter over til Shopify, kan du bruge appen Easy Redirects.

5. Tekniske specifikationer

Hvad skal din hjemmeside kunne? Før at man kan sige, hvad en hjemmeside koster, så spiller det tekniske aspekt en stor rolle.

  • Er der tale om en almindelig “informations hjemmeside”, så vil det meste indhold være “statisk” og bestå af en masse tekst, billeder, enkelte knapper. Tit er det vigtigste på denne side selve kontaktformularen, hvor det er her henvendelserne og eventuelle konverteringer vil ske.
  • Skal det være en webshop, så kom ind også ind på dine ønsker her. Det kan være, du har et ønske om at få en sorteringsfunktion, så skal du nævne det. Generelt skriv dine ønsker og krav ned til kategorisiden, produktsiden, kurven osv.
  • Webshop med abonnementsfunktion: Her skal du komme ind på det samme som før, men også hvilke muligheder man har som betalende medlem: Hvor tit skal man betale, hvad med opsigelse, opdatering af sine egne oplysninger? Kom ind på alle tænkelige scenarier.

6. Dine ønsker til design

Har du et eller flere andre websites, der inspirerer dig?

Fremvis gerne hvilke slags design og hjemmesider, du kan lide – og hvilke du ikke kan. Det giver bureauet en forståelse for, hvilken stil der skal arbejdes i. Du kan eventuelt nævne nogle markedsledere og kommentere, hvad du synes, de gør godt.

7. Dine konkurrenter

Hvordan skal du skille dig ud?

At undersøge dine konkurrenter kan hjælpe webbureauet med tre ting:

  • Vi kan se, hvad konkurrenterne gør godt. Hvad fungerer, og hvad gør ikke?
  • Vi kan finde frem til, hvordan vi kan arbejde anderledes og bedre end ”de andre”.
  • Vi kan sikre os, at du ikke kommer til at ligne de andre i markedet, men derimod får mulighed for at skille dig ud.

Du har helt sikkert allerede analyseret dine konkurrenter, men hvis du ikke har skrevet det ned, så er tiden inde nu.

8. Generelt for processen

Har du styr på tidsplanen og basisindhold til siden?

Det er en god idé at notere vigtige deadlines og leveringstider allerede inden start. Det giver et realistisk billede af, hvad der kan nås, og dermed også om ambitionerne matcher tidsplanen.

Noter generel info for projektet:

  • Kontaktperson(er) i din virksomhed
  • Foretrukne kontaktform – e-mail, telefon, Skype, personligt møde?
  • Hvem skal levere billedmateriale?
  • Hvem leverer tekster?
  • Vigtige deadlines

9. Det skal du undgå

Kan du skære ind til benet?

Selvom der er mange punkter i en kravspecifikation, skal du i sidste ende holde det overskueligt og ikke mindst – skære ind til benet. Derfor skal du prøve at undgå:

  • Alt for lange beskrivelser
  • Utydelige og ringe forklarende beskrivelser
  • Urealistiske deadlines. Du kan ikke få et website på 24 timer.

Glæder du dig nu til en spændende læringsproces?

Det håber jeg!
Jeg håber, at guiden her har sat en masse tanker og idéer i gang, og at du føler dig rustet til en spændende proces. Husk, du kan downloade vores Word-skabelon. Så er du allerede i gang.

Med dette sagt, vil jeg blot ønske dig held og lykke. Du lærer sikkert en masse i processen om din virksomhed og måske endda din ”kommende virksomhed”. Så se det som en spændende læringsproces, der tager dig op på et helt nyt niveau.

I sidste ende vil det selvfølgelig ikke kun være dig, der skal udarbejde kravspecifikationen – dit webbureau vil helt sikkert trække en stor del af læsset og være din trofaste sparringspartner. De vil stille de kritiske spørgsmål, der bekræfter eller afkræfter en retning i de enkelte steps, så I i fællesskab når det planlagte mål.

PS. Når din nye hjemmeside er gået live – og har været det i et par måneder – så følg op på de mål, du har sat dig. Performer din nye hjemmeside bedre? Skal der laves småjusteringer hist og pist? Dyk ned i dine tal!

Erik Holflod Jeppesen

Erik er partner, CMO og medstifter af Grafikr ApS. Erik er ansvarlig for den daglige projektledelse, hvor han bl.a. rådgiver kunden undervejs samt drifter igangværende design- og udviklingsprojekter, så kundens idé ender med et succesfuld resultat. Erik holder også et vågent øje med tiden for at sikre, at deadlines bliver overholdt.